Kako mala tvrtka digitalizira posao: primjer knjigovodstvenog servisa od papira do e-računa

Knjigovodstveni servis iz Međimurja vodi knjige za stotinjak obrta i malih tvrtki. Do prošle godine posao je izgledao isto kao prije deset godina: klijenti su krajem mjeseca donosili registratore s računima, netko ih je ručno unosio, a pitanja su stizala telefonom u svako doba dana. Onda je došao 1. siječnja 2026. i fiskalizacija 2.0, a s njom i pitanje koje se više nije moglo odgađati: kako to sve napraviti digitalno?

Servis je izmišljen, a priča je inspirirana našim radom s knjigovodstvenim i drugim uslužnim tvrtkama, uključujući edukacije zaposlenika o digitalnim vještinama. Na tom primjeru pokazat ćemo kako izgleda digitalizacija poslovanja u stvarnosti male tvrtke, korak po korak.

Zašto baš sada

Od 1. siječnja 2026. u Hrvatskoj vrijedi novi Zakon o fiskalizaciji (NN 89/25). Obveznici PDV-a moraju izdavati, primati i fiskalizirati e-račune u poslovanju s drugim tvrtkama. Oni koji nisu u sustavu PDV-a, poput mnogih obrta, od 2026. moraju e-račune primati i čuvati, a od 1. siječnja 2027. i izdavati, za što Porezna uprava nudi besplatnu aplikaciju MIKROeRAČUN.

Hrvatska u digitalizaciji malih tvrtki još zaostaje. Prema izvještaju Europske komisije o digitalnom desetljeću za 2026., 57,1 % hrvatskih malih i srednjih poduzeća ima barem osnovnu razinu digitalizacije, u usporedbi sa 71,4 % u EU-u, a cilj je 90 % do 2030. Umjetnu inteligenciju koristi 15,2 % hrvatskih poduzeća, prema 20 % u EU-u. Za knjigovodstveni servis to nije samo statistika: to su njegovi klijenti, kojima treba pomoći da prijeđu na novi način rada.

Korak 1: popisati procese, a ne kupovati softver

Prva ideja vlasnice bila je kupiti novi program. Umjesto toga, s timom je najprije popisala sve što servis radi svaki mjesec: zaprimanje računa, unos, obračun plaća, PDV, komunikacija s klijentima, podsjetnici na rokove, arhiviranje. Uz svaki proces zapisali su koliko vremena oduzima i gdje najčešće zapinje. Pokazalo se da najviše vremena ne odlazi na knjiženje, nego na traženje računa koji nedostaju i odgovaranje na ista pitanja.

Korak 2: e-računi i dokumenti na jednom mjestu

Servis je odabrao informacijskog posrednika za e-račune i portal na koji klijenti mogu slati fotografije ili PDF-ove ostalih dokumenata. Primljeni e-računi automatski stižu u knjigovodstveni program, bez prepisivanja. Registratori su postupno nestali s polica, a pronalaženje jednog računa iz prošle godine danas traje nekoliko sekundi.

Korak 3: pomoći klijentima da prijeđu

Najveći izazov nisu bili programi, nego klijenti. Mnogi obrtnici nisu znali što fiskalizacija 2.0 znači za njih. Servis je napravio kratki vodič na svojem webu, s odgovorima na pitanja koja su najčešće dobivali: moram li izdavati e-račune ako nisam u PDV-u, što je MIKROeRAČUN, što ako mi kupac pošalje papirnati račun. Uz vodič je organizirao dvije online radionice od sat vremena. Telefonski pozivi s istim pitanjima prepolovili su se, a vodič je postao najposjećenija stranica na webu.

Korak 4: automatizirati ponavljanje

Podsjetnici na rokove za PDV, doprinose i dostavu dokumenata sada se šalju automatski e-mailom i porukom. Odgovori na najčešća pitanja nalaze se na webu, a klijenti mogu online zakazati sastanak. AI alate servis koristi oprezno: za sažimanje propisa i pisanje prvih verzija obavijesti klijentima, uz obaveznu provjeru, jer greška u porezu nije sitnica.

Korak 5: educirati ljude

Digitalizacija ne uspijeva zbog alata, nego zbog ljudi koji ih ne znaju ili ne žele koristiti. Zaposlenice servisa prošle su kratku internu edukaciju o novim programima i o osnovama digitalne sigurnosti: kako prepoznati lažni e-mail koji se predstavlja kao Porezna uprava, kako sigurno dijeliti dokumente i zašto lozinke ne idu na papirić uz monitor. O prepoznavanju takvih poruka pišemo u članku o spam i phishing porukama.

Korak 6: digitalni nastup koji dovodi nove klijente

Kad je unutarnji posao sređen, servis je imao vremena i za nešto što je godinama odgađao: vidljivost na internetu. Vodič o fiskalizaciji počeo je dovoditi posjete s Googlea od ljudi iz cijele regije, a s njima i upite novih klijenata. Servis je dodao stranice za svaku uslugu, uredio Google profil tvrtke i počeo jednom mjesečno objavljivati kratak članak o promjenama propisa. Kako takav sadržaj napisati, objasnili smo u članku kako napisati tekst koji ljudi pronađu na Googleu.

Kako financirati digitalizaciju

Za digitalizaciju malih tvrtki povremeno su dostupni bespovratni izvori. Raniji pozivi za vaučere za digitalizaciju iz Nacionalnog plana oporavka i otpornosti su zatvoreni, a novi pozivi iz programa Konkurentnost i kohezija 2021. – 2027. najavljeni su za ulaganja u umjetnu inteligenciju, kibernetičku sigurnost i složenija digitalna rješenja. Prije planiranja provjerite aktualne pozive na stranicama Ministarstva gospodarstva i strukturnih fondova te kod svoje županije ili grada.

Rezultat nakon godinu dana

• Manje ručnog unosa i gotovo nikakvo traženje izgubljenih računa.
• Klijenti spremni za e-račune, uključujući one koji ih od 2027. moraju i izdavati.
• Upola manje telefonskih poziva s istim pitanjima.
• Novi klijenti koji su servis pronašli preko vodiča na webu.
• Tim koji ima vremena za savjetovanje, a ne samo za prepisivanje.

Kontrolni popis za digitalizaciju male tvrtke

1. Popišite procese i koliko vremena svaki oduzima.
2. Krenite od procesa koji najviše boli, a ne od najmodernijeg alata.
3. Odaberite alate koji se međusobno povezuju.
4. Educirajte ljude i odredite tko je za što odgovoran.
5. Pomozite i kupcima ili klijentima da prijeđu na novi način rada.
6. Iskoristite oslobođeno vrijeme za rast, primjerice za bolju vidljivost na internetu.

Ako želite da vaš tim nauči raditi s digitalnim alatima ili da vam pomognemo s digitalnim nastupom nakon što posložite procese, pogledajte naše in-house edukacije i uslugu poslovnog i digitalnog konzaltinga.

Izvori

• Porezna uprava: Fiskalizacija eRačuna
• RRiF: Rokovi za prilagodbu fiskalizaciji 2.0
• Vijeće EU: Digital Decade 2026, izvještaj za Hrvatsku
• Forvis Mazars: EU vaučeri za digitalizaciju poduzeća
• eufondovi.gov.hr: Predstavljanje poziva PKK (prosinac 2025.)