U posljednje dvije godine naš se svijet, blago rečeno, okrenuo naglavačke.
U posljednje dvije godine shvatili smo kako klasičan način poslovanja ne može opstati u suvremenom svijetu.
Rad od kuće (remote rad) postao je sastavni dio informatičkog sektora, telekomunikacija, marketinga te većine tvrtki koje imaju uredski posao. Čak je i školstvo, koje podrazumijeva direktan rad i komunikaciju sa skupinama ljudi, pokazalo da se nastava može odvijati online. Time su dokazali kako su u tijeku s modernim tendencijama, ali i da su njihovi zaposlenici snalažljivi, fleksibilni te posvećeni poslu čak i onda kad nisu pod budnim okom svojih nadređenih.
No, najvažnije od svega, dokazali su kako su njihova poslovanja digitalizirana.
Što podrazumijeva digitalizacija poslovanja?
Već i vrapci na grani znaju kako mi volimo sve objašnjavati na primjerima.
Ovog ćemo puta za primjer uzeti trgovinu automobilskom opremom pod nazivom Auto Škart.
Ova je trgovina osnovana još pred 30 godina i znali su ih svi u kvartu, ali i šire. Uvijek su popričali sa svojim kupcima, sve ih znali po imenu, možda kvaliteta nije bila vrhunska, ali bar je sve bilo jeftino.
No, sad su došla neka druga vremena. Shvatili su u Auto Škartu kako im više ne dolaze mlađi posjetitelji, već njihovi djedovi i bake. Pa su odlučili poduzeti nešto po tom pitanju. Čuli su negdje da mlađa publika više voli kupovati online.
Napravili su tako oni svoj webshop i tu je počeo njihov proces digitalizacije – prelaska na digitalne komponente u poslovanju.
Komponenta 1: CMS sustavi
Dakle, Auto Škart je odlučio napraviti webshop, i shvatili su da im je potreban dobar CMS sustav (eng. Content Management System). Definicija? CMS je sustav koji korisnicima omogućava uređivanje, stvaranje, objavljivanje i pohranjivanje sadržaja online.
Drugim riječima, to su sustavi poput WordPressa ili Wixa, pomoću kojih izrađujemo svoje web stranice. Želimo li objaviti članak ili novi proizvod online, prijavit ćemo se u svoj WordPress račun i objaviti sadržaj putem njega.
Digitalizacija: prelazak s klasične prodaje na online prodaju.
Komponenta 2: Servisi za obrađivanje multimedije
Sad kad je naš Auto Škart fino napravio svoj webshop, trebaju im i lijepe slike proizvoda koje će posjetiteljima dočarati sve aspekte tih ultra-kvalitetnih auto dijelova koje prodaju.
Gospodin Lojzek, kojeg je gazda zadužio za proces digitalizacije, uzima fotoaparat u ruke i napravi svoje, no jednostavno nije to to. Onda čuje za programe poput Canve i Photoshopa, malo prouči online tutoriale i viola – fotografije i ostali vizuali odjednom izgledaju profesionalno!
Digitalizacija: korištenje računalnih programa za obradu multimedije.
Komponenta 3: Servisi za obradu dokumenata
Webshop je vani i počele su pristizati prve narudžbe.
U Auto Škartu su ubrzo shvatili kako je ovo previše posla za bilježenje narudžbi onako kako su to dosad radili – pisali u bilježnicu. Otvaraju oni Microsoft Office, u Excelu izrađuju tablicu u koju bilježe podatke o kupcima i narudžbe, u Wordu pišu izvještaje o prodaji, u PowerPointu izrađuju prezentaciju koju će slati potencijalnim klijentima i suradnicima.
Digitalizacija: korištenje digitalnih servisa umjesto klasičnih, papirnatih oblika obrade podataka.
Komponenta 4: cloud servisi za pohranu podataka
Sad kad se nakupilo tih digitalnih dokumenata, zamolili su Lojzeka da pronađe neko digitalno skladište za njih. Bolje tako nego da svaki dokument printaju i troše brdo novaca na papir.
Lojzek je čuo za Dropbox i Google Drive i odlučio kako su to najbolje varijante.
Digitalizacija: korištenje online „skladišta“ za pohranu podataka / dokumenata, umjesto klasičnih registratora i mapa.
Komponenta 5: servisi za slanje podataka
No, Lojzek je usput čuo za još jedan servis pod nazivom WeTransfer. To im je dobro došlo kad su svom odvjetniku morali prebaciti hrpu dokumenata s pritužbama na lošu kvalitetu proizvoda koje prodaju, a trebao im je siguran način za prijenos podataka. Kako slučajno i drugi ne bi saznali za to.
Digitalizacija: dijeljenje dokumenata online umjesto klasičnog slanja poštom.
Komponenta 6: CRM sustavi
Čuli su u Auto Škartu kako je komunikacija s kupcima ključna. Ako komuniciraš s njima, povećavaš mogućnost ponovne prodaje. Razmišljali su o tome da im šalju pisma i kataloge, možda čak da ih zovu na tjednoj bazi, no onda su čuli kako postoji jedna odlična stvar pod nazivom newsletter.
CRM sustavi su zapravo sustavi koji se koriste za odnose s kupcima. HubSpot je primjer jednog takvog sustava – objedinjuje sve potrebne informacije o kupcima i klijentima kako bi im tvrtke mogle dati pravo personalizirano iskustvo. Sustavi za kontrolu korisničkog iskustva poput Insider CX također spadaju u ovu kategoriju.
Digitalizacija: održavanje odnosa s kupcima putem digitalnih (online) alata.
Komponenta 7: servisi za komunikaciju
Gazda u Auto Škartu je shvatio kako nema smisla da se svi gužvaju u uredu i obznanio je svima kako će oni s uredskim poslovima od sad raditi od doma. Barem će imati mira od svih.
No, kako bi i dalje svi bili u kontaktu i imali osjećaj da razgovaraju „licem u lice“, svi su morali instalirati Zoom na računalu, putem kojeg jednom dnevno održavaju sastanke.
Za sve one sitnice za koje nije potreban sastanak, odlučili su koristiti Slack.
Digitalizacija: digitalne metode komunikacije umjesto klasičnih razgovora i sastanaka.
Komponenta 8: Alati za bilješke
Kad ekipa iz Auto Škarta održava te svoje dnevne sastanke, umjesto da sve bilježe u svoje bilježnice i notese, odlučili su koristiti programe poput Onenote, Evernote i Googlekeep. Shvatili su da je ovo praktičnije nego se oslanjati na fizički komad papira. Tim aplikacijama i svojim bilješkama mogu pristupiti bilo kad i bilo gdje putem mobitela ili računala.
Digitalizacija: korištenje online alata za bilježenje umjesto ručnih bilješki na papiru.
Komponenta 9: Alati za digitalni marketing
Gazda je čuo i kako je sad odjednom potrebno imati i digitalni marketing jer ono klasično reklamiranje u plavom oglasniku više ne pali. Pa je jadan Lojzek dobio zadatak napraviti im i Facebook te Instagram profil.
No, puno je to manevriranja pa je snalažljivi Lojzek odlučio koristiti i Facebook Business Manager, Later te Google Advertising kako bi mu digitalni marketing bio jednostavniji.
Digitalizacija: korištenje digitalnih metoda marketinga umjesto klasičnih radio oglasa, novinskih reklama i sličnog, te korištenje alata za njihovo upravljanje.
Komponenta 10: alati za upravljanje zadacima
Posao cvate u Auto Škartu. Toliko je posla da je teško poloviti tko što mora napraviti. Pa je Lojzek predložio da koriste alate poput Todoista ili Productivea koji će im olakšati praćenje zadataka – od onih koje je potrebno napraviti do onih koji su završeni.
Digitalizacija: korištenje digitalnih programa za vođenje projekata.
Komponenta 11: alati za sigurnost
E sad kad je posao postao toliko velik zahvaljujući digitalizaciji, još je važnije pobrinuti se za sigurnost podataka koji se nalaze u digitalnom svijetu. Lojzek je dobio zadnji zadatak – pronaći nešto što će čuvati njihove podatke.
Lojzek zna kako su lozinke najvažnije, jer one štite podatke koji se nalaze online, pa je Lojzek svima instalirao alate koji štite lozinke poput 1password i Lastpass. Naravno, opremio ih je i odličnim antivirusnim programima.
Digitalizacija: korištenje digitalnih alata za sigurnost na internetu.
Sad naša ekipa iz Auto Škarta može sigurno i učinkovito nastaviti osvajati tržište auto dijelova.
Moram li digitalizirati poslovanje?
Digitalizacija nije nova pojava. Digitalizacija poslovanja krenula je još s prvom pojavom računala i interneta, no u posljednje dvije godine doživjela je, spletom okolnosti, nevjerojatan rast i ubrzanje.
Osamdesetih godina prošlog stoljeća krenula je u prvoj brzini, u ovom desetljeću došla je do treće, i sad je nenadano prebacila u šestu.
Zahvaljujući digitalizaciji nema više gomilanja papira, nema trotjednog čekanja na poštu, nema dugotrajne pretrage podataka. Sve je dostupno odmah i sada. Informacije su trenutačne. Publika je veća nego ikad prije. Svijet i poslovanje su fleksibilniji.
Ne, nećemo se vratiti u doba registratora, pisaćih mašina, ručnog upisa računa i oglašavanja u novinama. Sad su tu cloudovi za pohranu podataka, računala i internetski portali.
Digitalizirana poduzeća su moderna poduzeća s kojima će drugi htjeti surađivati. I kupci i klijenti i partneri.
Zato je odgovor – da, morate digitalizirati poslovanje ukoliko želite uspjeti. Ili samo opstati.
Mi smo u potpunosti digitalizirani, i rado ćemo vam udijeliti savjete o tome što morate napraviti. Javite nam se i dođite na kavu!