Koliko je važno planiranje zadataka, vjerujemo da već svi znate. Iz tog smo vam razloga prošlog mjeseca pisali o Todoist alatu za produktivno planiranje dnevnih i tjednih zadataka.
No danas ćemo vam pisati o još jednom alatu od izuzetne važnosti za project management. Riječ je o Toggl alatu za mjerenje vremena koje posvećujete pojedinim zadacima.
Sigurni smo kako ste se barem jednom zapitali naplaćujete li pravilno svoje usluge u odnosu na trud koji ulažete u njih. Korištenje Toggl alata pomaže vam u mjerenju vremena koje ulažete u različite klijente i projekte.
Uvidite li da trošite manje vremena na pojedine zadataka nego što ih naplatite, možete dati više svog angažmana u iste. S druge strane, ako uvidite da trošite više vremena, možete s pokrićem izmijeniti cijene svojih usluga.
Pa, krenimo s upoznavanjem Toggl alata. 😊
Kako koristiti Toggl?
Kao i kod svake aplikacije, najprije je potrebno kreirati Toggl račun. Nakon kreiranja računa, otvara vam se prozor kao što je na slici ispod.
Prije nego što krenete na samo mjerenje vremena, potrebno je kreirati nazive klijenata, projekata (zadataka) i zaposlenika koji su zaduženi za ostvarivanje tih projekata.
Osim toga, Toggl vam pruža izvješća u kojima jasno možete vidjeti koliko ste utrošili vremena na kojeg klijenta, za koji projekt te koliko je vremena svaki zaposlenik utrošio na pojedini projekt.
Kreiranje naziva klijenata, projekata, imena zaposlenika, izvješća te samo mjerenje vremena (Timer) nalaze se s lijeve strane, kao na slici ispod.
(1) Kreiranje liste klijenata
Klikom na gumb Clients, otvara se novi prozor za kreiranje liste klijenata. Upišite nazive svih klijenata za koje želite mjeriti vrijeme. To ne moraju biti samo klijenti za koje radite usluge, već možete upisati i svoje poduzeće na listu klijenata.
Zašto? Objasnit ćemo vam u sljedećem koraku.😊
(2) Kreiranje liste projekata
Za kreiranje liste projekata, kliknite na gumb Projects. Upišite nazive projekata svojih klijenata, primjerice Pisanje blogova, Vođenje društvenih mreža, Google Ads oglašavanje.
U prethodnom koraku spomenuli smo kreiranje vlastitog poduzeća kao klijenta jer na taj način možete mjeriti koliko utrošite vremena i na projekte unutar poduzeća. Primjerice, na kreirane projekte poput: Pisanje članaka, Interni sastanci, Vođenje društvenih mreža i sl.
(3) Kreiranje liste zaposlenika
Klikom na gumb Team u alatu Toggl također se otvara novi prozor u kojem upisujete imena zaposlenika koji sudjeluju u pojedinim projektima.
(4) Mjerenje vremena zadataka u alatu Toggl
I napokon smo stigli do samog mjerenja vremena. Kao što smo već spomenuli, u lijevom gornjem kutu Toogl alata nalazi se mjerač vremena, odnosno Timer. Klikom na gumb Timer, otvara se prozor u kojem odabiremo što želimo mjeriti, odnosno odabiremo ime projekta i klijenta za kojeg želimo mjeriti vrijeme.
Samim odabirom projekta i klijenta pokreće se mjerenje vremena u gornjem desnom kutu. Crveni gumb znači da je mjerenje vremena započelo. Kada ste gotovi s projektom, kliknite na crveni gumb jer na taj način zaustavljate vrijeme.
Tada gumb postaje zeleni, a vaše se vrijeme koje ste posvetili projektu sprema.
Ali sigurno se pitate što ako zaboravite pokrenuti mjerenje vremena.
U alatu Toggl i za to postoji rješenje. U tom slučaju postoji mogućnost unosa vremena ručno. Klikom na tri zelene crtice ispod ikone sata, dolazite do okvira na slici. Unesite vrijeme koje ste utrošili na pojedini zadatak te kliknite na zelenu kvačicu. Vaše vrijeme se na taj način sprema.
(5) Izvješća alata Toggl
Toggl za sve klijente, projekte i zaposlenike kreira izvješća na temelju mjerenog ili unesenog vremena. Klikom na gumb Reports, otvara se novi prozor u kojem se generiraju izvješća odabirom klijenta i projekta te zaposlenika koji su radili na određenom projektu.
Na sljedećoj slici prikazan je u donjem desnom kutu ukupan broj sati (14:54:55) utrošenih na pisanje članaka za portal Princeza.hr ovog tjedna, od strane zaposlenice Ivane.
Izvješća se generiraju s obzirom na vrijeme koje odaberete. Klikom na gumb Today, generira se izvješće utrošenog vremena tijekom današnjeg dana za klijenta, projekt i zaposlenika kojeg ste prethodno odabrali.
Izvješća se mogu generirati i za jučerašnji dan, tjedan koji traje, prethodni tjedan, mjesec koji traje, prethodni mjesec, godinu koja traje te prethodnu godinu.
(6) Toggl paketi
I za kraj vam želimo razjasniti pakete koje Toggl alat nudi. Dostupna su četiri paketa:
- Besplatan paket
- Starter paket (10 dolara mjesečno po korisniku)
- Premium paket (20 dolara mjesečno po korisniku)
- Poslovni paket (prilagođene cijene)
Odlučite li se na korištenje besplatnog paketa, imajte u vidu da je paket namijenjen za timove do 5 članova za osnovno praćenje vremena.
Za plaćene pakete naplaćuje se svaki korisnik koji je dodan u vaš plaćeni paket. No možete dodati onoliko korisnika koliko trebate.
Kako i mi sami koristimo ovaj alat, zapnete li u bilo kojem trenutku, slobodno nam se obratite. 😉