Kada tvrtki treba voditelj projekata i što on zapravo radi: primjer iz prakse

Davor je vlasnik tvrtke koja proizvodi i ugrađuje opremu za trgovine i ugostiteljske objekte: police, pultove, rasvjetu. Prije pet godina imao je šest zaposlenih i sve je držao u glavi. Danas ih ima osamnaest, istodobno vodi desetak projekata, od kafića u Zadru do lanca trgovina u Slavoniji, i radi do deset navečer. Kupci zovu njega, majstori zovu njega, dobavljači zovu njega. Projekti kasne, iako su svi stalno zauzeti.

Davor je izmišljen, ali je inspiriran tvrtkama s kojima radimo i koje u nekom trenutku narastu brže od svoje organizacije. Na njegovu primjeru pokazat ćemo kada tvrtki treba voditelj projekata, što on zapravo radi i kako prepoznati dobrog.

Znakovi da vam treba voditelj projekata

• Vlasnik ili direktor je jedina osoba koja zna u kojoj je fazi svaki projekt.
• Rokovi se redovito pomiču, a nitko ne zna točno zašto.
• Isti problemi ponavljaju se na svakom projektu: kasni materijal, krivo izmjerene dimenzije, zaboravljen detalj.
• Kupci zovu više ljudi da bi dobili jedan odgovor.
• Na kraju projekta nitko ne zna je li projekt bio isplativ.

Davor je prepoznao sve. Najviše ga je zabrinuo zadnji znak: kad su s knjigovotkinjom prošli prošlu godinu, ispostavilo se da su na tri projekta radili gotovo bez zarade, jer su dodatni zahtjevi kupaca odrađeni besplatno.

Tko je voditelj projekata

Voditelj projekata (project manager) osoba je odgovorna da projekt bude završen u dogovorenom opsegu, roku i budžetu, uz zadovoljnog kupca. On ne radi sve sam, nego povezuje ljude koji rade: prodaju, dizajn, proizvodnju, montažu, dobavljače i kupca. PMI, međunarodno udruženje voditelja projekata, procjenjuje da će svijetu do 2035. trebati do 30 milijuna novih projektnih stručnjaka, jer sve više posla u svim djelatnostima ima oblik projekta.

Što je novi voditelj projekata promijenio kod Davora

1. Jasan opseg za svaki projekt

Prije početka radova kupac dobiva dokument u kojem piše što je uključeno, što nije i kako se dogovaraju izmjene. Dodatna polica ili druga boja pulta više se ne rade „usput“, nego dobivaju cijenu i rok. Prema PMI-ju, 2018. se više od polovice projekata nekontrolirano proširilo u odnosu na prvotni plan, pa je ovo bio prvi i najvažniji korak.

2. Plan i resursi

Svaki projekt razložen je na faze: izmjera, dizajn, odobrenje, narudžba materijala, proizvodnja, montaža, primopredaja. Uz svaku fazu stoji odgovorna osoba i rok. Na jednoj tablici vidi se koji projekti traže iste majstore u istom tjednu, pa se sukobi rješavaju prije nego što nastanu.

3. Budžet pod kontrolom

Za svaki projekt prati se planirani i stvarni trošak materijala i sati. Ako projekt počne odstupati, Davor to vidi na vrijeme, a ne na kraju godine.

4. Rizici prije nego što postanu problemi

Na početku projekta zapisuju se rizici: kasni li često neki dobavljač, je li prostor kupca spreman za montažu, tko kod kupca odobrava odluke. Za svaki rizik postoji plan B. Kad je dobavljač stakla javio kašnjenje od dva tjedna, voditelj projekta već je imao drugog dobavljača i kupca je obavijestio isti dan.

5. Jedna osoba za komunikaciju

Kupac sada ima jednu osobu koja zna sve o njegovu projektu i šalje mu kratak tjedni pregled. Davora više nitko ne zove zbog termina montaže, a kupci su zadovoljniji, jer odgovor dobiju odmah.

Koje vještine traže dobri voditelji projekata

Kad je Davor tražio voditelja projekata, isprva je gledao samo certifikate. Brzo je shvatio da su jednako važne i vještine koje se teže mjere:

• Organizacija i metoda: planiranje, rad s rokovima, budžetom i rizicima.
• Komunikacija: jasno prenijeti dogovor, a i kupcu i majstoru reći neugodnu vijest na vrijeme.
• Pregovaranje: čuvati opseg projekta bez narušavanja odnosa s kupcem.
• Razumijevanje posla: PMI-jevo istraživanje iz 2025. pokazalo je da voditelji projekata s dobrim razumijevanjem poslovanja češće ostvaruju poslovne ciljeve i drže budžet.
• Mirnoća pod pritiskom: projekt uvijek ima neplanirane trenutke, a tim gleda kako na njih reagira voditelj.

PMI je u novom izdanju svojeg priručnika PMBOK, objavljenom u studenom 2025., uz klasična područja poput opsega, rasporeda, financija i rizika posebno istaknuo upravljanje dionicima i resursima. Drugim riječima, ljude.

Treba li zaposliti nekoga ili educirati postojeće ljude?

Davor je imao dvije mogućnosti: zaposliti iskusnog voditelja projekata ili tu ulogu dati nekome iz tima tko već dobro poznaje posao. Odlučio se za kombinaciju. Zaposlio je jednu osobu s iskustvom, a dvoje iskusnih poslovođa prošlo je edukaciju iz vođenja projekata, kako bi manje projekte vodili sami. Prednost je u tome što ljudi koji poznaju proizvodnju i montažu brže uče metode, a metode im pomažu da ono što već znaju rade sustavnije.

Što se promijenilo nakon godinu dana

• Projekti uglavnom završavaju u roku, a kašnjenja se najavljuju unaprijed.
• Dodatni zahtjevi kupaca naplaćuju se, pa su i manji projekti isplativi.
• Davor radi do šest, a ne do deset navečer, i ima vremena za nove kupce.
• Tim zna tko je za što odgovoran, pa je manje napetosti i dvostrukog posla.

Voditelj projekata nije trošak administracije, nego ulaganje u to da tvrtka može rasti bez da sve ovisi o jednoj osobi. Kako izgleda svakodnevni rad voditelja, uz konkretne tehnike za projekte koji „bubre“, pišemo u članku kako zaustaviti projekt koji bubri. Ako želite da vaši ljudi nauče voditi projekte, pogledajte naše in-house edukacije, a za uređenje procesa u tvrtki uslugu poslovnog konzaltinga.

Izvori

• PMI: Global project management talent gap (2025.)
• PMI: Scope creep rising (2018.)
• PMI: Pulse of the Profession
• PMI: PMBOK Guide