U suvremenom poslovanju često čujemo da su alati poput Jire ili Asane ključ uspjeha, no stvarnost na terenu nas demantira. Jer dobro znamo svi, projektima upravljaju ljudi, a ne softveri. Voditelj projekta (PM) nije samo osoba koja popunjava tablice, njegova uloga je da bude strateški lider koji mora balansirati između suhoparnih brojki i kompleksne ljudske prirode. Kako bismo razumjeli dubinu ove uloge, u ovom članku pozabavit ćemo se formulom uspjeha koja glasi: metoda + soft skills + liderstvo = isporuka vrijednosti.
Metoda predstavlja „hard“ vještine – vašu sposobnost da nacrtate mapu puta projekta i kontrolirate budžet. Soft skills, odnosno meke vještine, predstavljaju vašu sposobnost da tu mapu iskomunicirate tako da je tim doista slijedi, a klijent razumije. Konačno, liderstvo je onaj faktor koji omogućuje ne samo da se projekt završi, već da se završi sa smislom i motiviranim timom koji nije izgorio u procesu. Bez jednog dijela ove jednadžbe, projekt postaje ili administrativna noćna mora ili kaotičan skup dobrih namjera bez rezultata.
Zaštitite se detaljnim planiranjem
Prema istraživanju organizacije Project Management Institute (PMI), tvrtke koje zanemaruju projektni menadžment kao stratešku kompetenciju bacaju u prosjeku 11,4% svoje ukupne investicije zbog loših performansi projekata (Izvor: PMI’s Pulse of the Profession).
Evo i zašto. Jedan od najvećih neprijatelja svakog projekta je nejasnoća. Kada ciljevi nisu precizno definirani, javlja se Scope Creep, fenomen u kojem projekt polako „bubri“, rokovi se pomiču, a troškovi nekontrolirano rastu jer klijent stalno dodaje „samo još jednu sitnicu“.
Postavljanje granica je ključno
I zbog svega toga je nužno na samom početku projekta postaviti granice. Project Scope (opseg projekta) je temeljni dokument koji služi kao ugovor o razumijevanju između vas, tima i klijenta. Da se razumijemo, ovdje nije riječ samo o popisu želja, već preciznom opisu onoga što će biti isporučeno, ali – što je još važnije – i onoga što neće biti isporučeno.
Hajdemo pronaći konkretan primjer. Zamislite da vodite projekt izrade mobilne aplikacije za dostavu hrane. Ako u Scope Statementu napišete samo „Izrada aplikacije“, klijent može očekivati da ćete u sklopu iste cijene razviti i web platformu te sustav za praćenje kurira u stvarnom vremenu. Međutim, ako detaljno definirate da opseg uključuje isključivo mobilnu aplikaciju za iOS i Android s osnovnim funkcijama naručivanja, a eksplicitno navedete da web sučelje i integracija s vanjskim logističkim sustavima nisu dio ovog ugovora, zaštitili ste svoj tim od neplaćenog rada i stresa.
Kako pojesti slona?
Kada imate definiran opseg, pred vama je često planina posla koja djeluje zastrašujuće. To je onaj „slon“ kojeg svi vide u sobi i ne znate gdje biste ga najprije uhvatili. Tu nastupa WBS (Work Breakdown Structure) ili struktura raspodjele posla. To je hijerarhijska dekompozicija ukupnog opsega posla na manje, upravljive dijelove koje nazivamo radnim paketima.
Uzmimo za primjer organizaciju velikog filmskog festivala. Ako zadatak ostane na razini „Organiziraj festival“, nitko neće znati odakle početi, zar ne? Korištenjem WBS-a, taj „slon“ se dijeli na manje dijelove:
- Program: Odabir filmova, pozivanje gostiju, izrada titlova.
- Logistika: Najam dvorana, prodaja ulaznica, osiguranje.
- Marketing: Društvene mreže, odnosi s javnošću, tisak kataloga.
Kada ih dodatno raščlanite, tada svaki od ovih podzadataka postaje upravljiv. Možete točno vidjeti da za tisak kataloga trebate tri tjedna i određeni budžet, što vam omogućuje precizno planiranje vremena i resursa bez nagađanja.
Psihologija vođenja: Kako stvoriti flow u komunikaciji
Nakon što ste postavili tehničku arhitekturu, suočavate se s najzahtjevnijim dijelom – ljudima. U projektnom menadžmentu često zaboravljamo da svaka osoba s kojom komuniciramo ima svoju „mapu“ svijeta, što je temeljno načelo neuro-lingvističkog programiranja: mapa nije teritorij. To znači da vaša vizija projekta nikada nije identična viziji vašeg klijenta ili vašeg programera. Kako biste izbjegli sukobe, morate naučiti jezik svojih sugovornika i uspostaviti rapport – duboku povezanost i povjerenje koje omogućuje da vas drugi doista čuju.
Kada komunikacija zapne, vrhunski voditelji ne koriste silu, već tehniku preokviravanja (reframing). Evo kako to izgleda u praksi. Umjesto da klijentu koji traži promjenu u zadnji tren kažete „To je nemoguće“, vi preokvirujete situaciju u okvir ishoda (Outcome Frame) i kažete: „Razumijem da je ova funkcija važna za korisnike. Kako bismo zadržali stabilnost aplikacije i ispoštovali datum lansiranja, predlažem da ovo stavimo u drugu fazu razvoja.“ Na taj način prestajete biti osoba koja govori „ne“ i postajete strateški partner koji štiti kvalitetu projekta. Flow se u komunikaciji postiže stalnim osluškivanjem sugovornikovih reprezentacijskih sustava (netko informacije prima vizualno, netko auditivno, a netko kroz osjećaj i akciju) i prilagođavanjem svog stila njihovom, čime drastično smanjujete broj sastanaka koji su mogli biti e-mail.
Od „vatrogasca“ do smirenog lidera
Najveći uzrok burnouta u projektnom menadžmentu nije količina posla, već osjećaj gubitka kontrole i stalno „gašenje požara“. Da biste vodili druge, prvo morate ovladati svojim unutarnjim stanjem, što u coaching terminologiji nazivamo State Management. Pa kako da se onda PM pobrine za sebe?
Prema globalnoj studiji tvrtke PwC, čak 97% organizacija vjeruje da je projektni menadžment apsolutno ključan za poslovne performanse i organizacijski uspjeh (Izvor: PwC, Insights and Trends in Project Management). Možete si samo zamisliti koliki pritisak osjeća svaki PM, između ostalog, i zato što ga se smatra ključnom karikom uspjeha!
I baš zato, toplo savjetujemo da kao PM savladate jednu od najmoćnijih NLP tehnika, a to je sidrenje (Anchoring). Riječ je o procesu kojim svjesno povezujemo određeni fizički pokret ili misao s osjećajem smirenosti i fokusa. Sidro će biti vaš „sigurnosni ventil“ prije ulaska na težak pregovarački sastanak ili u trenucima kada projektni rizici postanu stvarnost.
No osim emocionalne regulacije, liderstvo zahtjeva i visoku razinu senzorne akutnosti. To je sposobnost da primijetite male promjene u dinamici tima prije nego što one postanu veliki problem. Ako primijetite da vaš ključni suradnik na sastancima postaje šutljiv, lider koji vlada coaching alatima neće čekati da rok probije, već će proaktivno otvoriti prostor za feedback. Na taj način, upravljanje sobom prestaje biti samo rad na emocijama i postaje strateška prednost. Više niste žrtva okolnosti, već osoba koja svjesno bira svoje reakcije, održavajući visoku razinu profesionalizma i miran san.
Investicija u budućnost vođenja
Vjerujemo kako je sada jasno da je projektni menadžment mnogo više od kvačica na popisu zadataka. To je ples između stroge discipline procesa i suptilne umjetnosti ljudske interakcije. Dok vas klasični certifikati uče terminologiji, integrirani pristup kroz hard vještine, NLP i coaching uči vas kako opstati i napredovati u stvarnom svijetu. Cilj je postati vođa koji ne samo da isporučuje projekt unutar budžeta i roka, već stvara okruženje u kojem su svi sudionici osnaženi i usmjereni prema zajedničkom smislu.
Zato, želite li prestati biti „vatrogasac“ i postati strateški lider, pozivamo vas da seprijavite na našu edukaciju. Imamo 15-godišnje iskustvo u vođenju projekata te znanje naprednih psiholoških alata. Kliknite na link i saznajte više o programu.