U Pisalica d.o.o. jedan od pet strateških ciljeva za 2022. godinu odnosi se na standardizaciju poslovanja. Iako se takvi procesi rade obično kada poduzeće ima više od 15 zaposlenika, mi smo odlučili standardizaciji pristupiti ranije.
Mnogo je pozitivnih faktora zbog kojih smo donijeli tu odluku:
- standardizacija nam služi da popišemo sve procese unutar firme, kako bi svaka osoba u svakom trenutku znala što učiniti u nekoj situaciji
- kada je sve na papiru, onda nitko ne može reći kako nije bio obaviješten
- standardizacija nam omogućuje bolju organizaciju
- standardizacija nam omogućuje samoocjenjivanje tima, zbog čega tim dobiva više slobode u izražavanju, ali i više odgovornosti
- jer želimo rasti kao tim.
Zašto vam pišemo o svemu tome?
Zato jer smo prilikom standardizacije poslovanja Pisalice uveli nekoliko vrlo korisnih alata, a jedan od njih predstavit ćemo vam danas. Riječ je o semaforu – alatu za praćenje svih važnih parametara za poslovanje.
Što je semafor i kako je njegovo korištenje završilo u našem poslovanju?
Počnimo s banalnim pitanjem – čemu služe semafori? Vjerujem da vam je svima jako dobro poznato da semafori najbanalnije rečeno – organiziraju promet. Sustav semafora ukazuje i vozačima i pješacima kako se trebaju ponašati jedni prema drugima. Zeleno znači ići, žuto znači usporiti, crveno znači stati. To je vrlo jednostavan koncept koji smo naučili još u školi.
Za semafor kao alat za prijenos informacija i brzi pregled općeg stanja firme, najprije sam čula od društva Foundr, koji i sami u svakodnevnom poslovanju koriste taj alat. A na korištenje su se odlučili iz istoga razloga kao i mi u Pisalici.
Posljednje dvije godine u Pisalici su se stvari jako ubrzale. Imamo više klijenata, veće klijente, više zaposlenih što komplicira komunikaciju, kao i više svakodnevnih taskova koje je potrebno dobro organizirati kako bi se sve napravilo kvalitetno i na vrijeme.
Pisalica je specifična po tome što klijente ne dodjeljujemo jednom accountu, koji onda preuzima apsolutno sve aktivnosti vezane za jednog klijenta, već razne pozicije sudjeluju u aktivnostima jednog klijenta: prodaja, voditeljica projekata, copywriter, social media manager, dizajner, osoba koja se bavi samo logičnom izradom oglasa i slično. Zbog svega toga imamo previše inputa koji upravljaju višestrukim varijablama rasta. U svakodnevnoj gužvi lako je zaboraviti širu sliku i propustiti naše stvarne prilike za rast, ako ih ne prepoznamo na vrijeme.
Kako bismo ostali na pravom putu, trebao nam je sustav poput semafora, koji organizira naše napore i pomaže nam vidjeti kako nam ide u odnosu na naše ciljeve.
Kako funkcionira sustav semafora u poslovanju?
U svom najosnovnijem obliku, ovaj sustav izvještavanja uzima sve ključne pokazatelje uspješnosti (KPI) – što su podaci koje možemo mjeriti i pratiti idemo li ka postavljenom cilju – i uporabom boja nam omogućuje provjeru njihovog napretka.
Kako to izgleda u praksi?
Prije nego što postavite svoje KPI-jeve, potrebno je razjasniti viziju. Uvjerljiva vizija je Sjevernjača vašeg poslovanja – ona pokazuje kako vaš uspjeh izgleda za 5, 10 ili više godina. To je korak koji nikako ne biste smjeli preskočiti, jer vam upravo vizija pomaže da uskladite svoje timove, zacrtate budućnost svoje tvrtke i usmjerite njen rast.
Nakon što ste postavili viziju, vaš posao je definirati i ciljeve poslovanja. Vodite se onom već jako dobro poznatom taktikom i postavite SMART ciljeve. Također se pobrinite da ciljevi budu usklađeni s vašom vizijom. Godišnje ciljeve obavezno rastavite na kvartalne i mjesečne, kako biste ih na kraju uspjeli i ostvariti.
Godišnje ciljeve je pametno postaviti početkom svake poslovne godine.
Kreiranje nadzorne ploče
Sada, kada imate postavljene temelje, vrijeme je da se pozabavimo kreiranjem nadzorne ploče za izvještavanje, na kojoj ćemo pratiti naše kvartalne, mjesečne, tjedne i dnevne KPI-jeve.
Ovo su samo neke ideje što sve možete postaviti za praćenje na nadzornoj ploči, no nemojte ovo kopirati, predlažem vam da kreirate KPI-jeve koji su direktno vezani za vaše poslovanje (svako poslovanje je drugačije):
- broj ostvarenih upita
- broj dogovorenih sastanaka
- mjesečni prihodi
- broj pratitelja na društvenim mrežama
- cijena leada ostvarena po pojedinačnoj društvenoj mreži
- broj prodanih edukativnih paketa (…)
Kada postignete cilj za svaki KPI, označite ga zeleno. Kada ste blizu cilja, ali niste došli do zadane brojke, označite ga žutom bojom. Kada promašite metu, označite ju crvenom bojom. Ako imate više timova, napravite nadzornu ploču za svaki tim pojedinačno.
Mi u Pisalici imamo svakog ponedjeljka timski sastanak, na kojem si onda predstavimo međusobno ciljeve koje smo postigli. Po završetku sastanka, svaka osoba iz tima jasno može vidjeti gdje smo napredovali, a gdje još moramo uložiti svoju energiju, kako bismo došli do ciljeva koje smo si međusobno zadali.
Ovo je jednostavna i učinkovita metoda gdje brzo dolazite do uvida u zdravlje vašeg poslovanja i omogućujete si da djelujte izuzetno brzo ako stvari ne idu po planu.
Također, ovo je jednostavna i učinkovita metoda koja vaš fokus drži na mjestu i tjera vas na disciplinu. Ono što vam mogu garantirati nakon uvođenja semafora je to da nećete više trčati za svim prilikama koje primijetite, već ćete trčati samo za onim prilikama koje su u skladu s vašom strategijom. Zato definirajte najprije viziju, pa strategiju i ciljeve, jer tako ćete ostati fokusirani na ono što je bitno da biste došli do ciljeva koje ste si postavili.
Trebate li pomoć oko postavljanja strategije za svoje poslovanje, slobodno nam se javite.